Privacyverklaring – Avanti Lissewege

1. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Avanti Lissewege verwerkt gegevens die nodig zijn voor de werking van de club, het ledenbeheer en (waar van toepassing) toegang tot beveiligde modules van de website.

Wij kunnen o.a. de volgende gegevens verwerken:

• Naam (leden en gebruikers)
• Adresgegevens (straat, nummer, postcode, gemeente) – voor ledenadministratie en communicatie
• E-mailadres – voor communicatie en/of gebruikersaccounts
• Telefoonnummer – voor praktische clubcommunicatie
• Categorie / ploeg / rol binnen de club
• Gebruikersaccount-gegevens (gebruikersnaam, rol)
• Gehasht wachtwoord (en beveiligingsinstellingen, indien van toepassing)
• Administratieve gegevens i.v.m. clubwerking (bv. aanwezigheden, bardienst, wedstrijden)
• Bewijsgegevens van clubmails en nieuwsbrieven (onderwerp, inhoud, verzenddatum, afzender, ontvanger en verzendstatus)
• Medische geschiktheidskaart voor spelers voor wie dit vereist is (zie §4)

We vragen geen diagnoses, onderzoeksresultaten, medicatie, aandoeningen of andere medische details op. De medische geschiktheidskaart bevat uitsluitend de beperkte informatie die in §4 wordt beschreven.

2. Doeleinden en rechtsgrond

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Ledenbeheer & sportadministratie (inschrijvingen, categorieën, communicatie, planning)
• Organisatie van activiteiten (trainingen, wedstrijden, bardiensten, vrijwilligerswerking)
• Communicatie met leden/ouders/gebruikers (praktische info, wijzigingen, uitnodigingen)
• Bewijs en opvolging van verzonden clubcommunicatie
• Beveiligde toegang tot interne modules van de website
• Beveiliging en misbruikpreventie (logging, toegangscontrole)
• Controle van de medische geschiktheid voor krachtbalsport en competitiedeelname
• Website-statistieken & verbetering gebruikservaring (enkel na toestemming; zie §8)

Dit gebeurt op basis van:

• Uitvoering van de overeenkomst (lidmaatschap/clubwerking)
• Wettelijke verplichting (waar van toepassing, bv. sportadministratie/verzekeringscontext)
• Gerechtvaardigd belang (interne organisatie, communicatie en het kunnen aantonen en opvolgen van verzonden clubinformatie)
• Toestemming (bv. voor publicatie van herkenbare foto’s/beelden indien nodig, én voor niet-noodzakelijke cookies/analytics)

Voor iedere verwerking gebruiken we alleen de rechtsgrond die bij het concrete doel past. Voor de medische geschiktheidskaart gelden daarnaast de bijzondere voorwaarden uit §4.

3. Ledenlijst en interne clubmodules

Binnen interne clubmodules (zoals ledenbeheer, aanwezigheden, bardienst en wedstrijden) kunnen naam, adres, e-mail en telefoon gebruikt worden om de sportieve en praktische werking van de club te organiseren.

Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor clubdoeleinden en niet commercieel verkocht of verhuurd.

4. Medische geschiktheidskaart

Voor spelers in categorieën waarvoor de krachtbalfederatie dit oplegt, verwerkt Avanti Lissewege een medische geschiktheidskaart. Het doel is uitsluitend vast te stellen of de speler geschikt of niet geschikt is voor de krachtbalsport en om de speler administratief in orde te brengen voor competitiedeelname.

De kaart bevat uitsluitend:

• naam en voornaam van de speler;
• geboortedatum;
• club;
• het oordeel geschikt of niet geschikt voor krachtbalsport;
• de handtekening van de speler;
• de handtekening van de arts.

De kaart bevat geen diagnose, onderzoeksresultaten, medicatie of medische voorgeschiedenis. Omdat het oordeel over geschiktheid informatie geeft over de gezondheid, behandelen we de kaart toch als een bijzondere categorie van persoonsgegevens volgens artikel 9 AVG.

Voor de gewone identificatie- en administratiegegevens steunt de verwerking op de uitvoering van het lidmaatschap en de organisatie van competitiedeelname (artikel 6.1.b AVG). Voor het beperkte geschiktheidsoordeel steunt de verwerking op het belang van veilig sporten en het door de sportorganisatie opgelegde sportmedische geschiktheidsonderzoek, overeenkomstig artikelen 6 en 7 van het Vlaamse decreet van 15 maart 2024 over het stimuleren van een veilig sportklimaat en de toepasselijke federatieregels (artikel 9.2.g AVG).

De kaart wordt door de speler, een ouder/wettelijke vertegenwoordiger of een bevoegde beheerder opgeladen in een beveiligde module. Alleen bevoegde clubbeheerders hebben toegang. De kaart wordt, voor zover nodig voor aansluiting en competitiedeelname, bezorgd aan de bevoegde krachtbalfederatie via haar digitaal ledenplatform.

De club bewaart uitsluitend de kaarten van het huidige seizoen en het onmiddellijk vorige seizoen. Oudere seizoensmappen worden automatisch verwijderd, tenzij een toepasselijke wettelijke of door de federatie opgelegde bewaartermijn aantoonbaar een andere termijn vereist.

Een speler kan ervoor kiezen geen kaart te bezorgen. Zonder geldige medische goedkeuring kan de federatie de speler echter niet toelaten tot competitiedeelname. Voor minderjarige spelers wordt deze informatie ook aan de ouder of wettelijke vertegenwoordiger verstrekt.

5. Sponsors

Logo’s en bedrijfsnamen van sponsors worden weergegeven op de website of clubschermen. Dit betreft uitsluitend bedrijfsinformatie.

6. Gebruikersaccounts & beveiliging

Voor toegang tot beveiligde delen van de website kan een gebruikersaccount worden aangemaakt. Wachtwoorden worden steeds gehasht opgeslagen.

• HTTPS en beveiligde verbindingen
• Versleutelde wachtwoorden
• Rolgebaseerde toegangscontrole
• Beveiligingslogging

7. Technische gegevens

Voor werking en beveiliging verwerken wij tijdelijk technische gegevens zoals:

• IP-adres (serverlogs / beveiligingsdoeleinden)
• Browser- en apparaattype
• Tijdstip van bezoek en technische foutmeldingen

Deze gegevens worden gebruikt om de website correct te laten werken, te beveiligen en problemen op te sporen, en worden periodiek opgeschoond.

8. Cookies, Analytics & Microsoft Clarity

Avanti Lissewege gebruikt cookies en gelijkaardige technieken om de website goed te laten werken, te beveiligen en – enkel na toestemming – om statistieken en gebruikservaring te verbeteren.

8.1 Functionele & beveiligingscookies (altijd actief)

• Functionele cookies – nodig voor login, sessies en instellingen
• Beveiligingscookies – om misbruik te voorkomen

8.2 Google Analytics (GA4) – statistieken (optioneel)

Met Google Analytics meten we geaggregeerd hoe bezoekers de website gebruiken, bv. paginaweergaves, klikpaden, gebruikte toestellen/browsers en algemene prestatie-informatie. Deze metingen helpen ons de site te verbeteren. Google kan hierbij online identificatoren/cookie-ID’s en technische informatie verwerken.

8.3 Microsoft Clarity – UX-analyse (optioneel)

Met Microsoft Clarity analyseren we hoe bezoekers de site gebruiken via bv. heatmaps en (beperkte) sessie-opnames (“session replay”). Dit helpt ons om problemen in de navigatie te vinden en de gebruiksvriendelijkheid te verbeteren. We proberen hierbij zoveel mogelijk te vermijden dat persoonsgegevens zichtbaar worden (bv. door inputvelden te maskeren).

8.4 Toestemming & cookie-instellingen

Analytics en Clarity worden pas geactiveerd nadat u toestemming geeft. U kan uw keuze op elk moment wijzigen of intrekken via de cookie-instellingen (link onderaan de website).

We gebruiken geen advertentiecookies en doen geen tracking voor commerciële advertentiedoeleinden.

9. Foto’s en media

Foto’s en video’s van clubactiviteiten kunnen worden gepubliceerd in het kader van clubcommunicatie (website, nieuwsberichten, sfeerbeelden).

Wenst u verwijdering van herkenbaar beeldmateriaal, dan kan u ons contacteren. We bekijken dit zo snel mogelijk.

10. Externe links, webshop en (eventuele) betalingen

De website kan links bevatten naar externe websites (bv. een externe webshop voor clubkledij). Wanneer u deze websites bezoekt, verlaat u de omgeving van Avanti Lissewege.

Avanti Lissewege heeft geen controle over en geen verantwoordelijkheid voor de verwerking van persoonsgegevens door deze externe partijen. Zij hanteren hun eigen privacy- en cookiebeleid.

Indien betalingen via externe betaalproviders verlopen (bv. online/betaalapps), dan gebeuren die transacties via de systemen van die providers. Avanti ontvangt daarbij doorgaans geen kaart- of bankgegevens, enkel de bevestiging van betaling (waar van toepassing).

11. Met wie delen wij gegevens?

We delen persoonsgegevens enkel wanneer dit nodig is voor clubwerking of verplicht is, bijvoorbeeld:

• Krachtbalfederatie (waar nodig voor inschrijving en deelname)
• Verzekering (waar nodig in het kader van sportactiviteiten)
• IT/hosting (website- en serverhosting, enkel als verwerker)
• E-mailinfrastructuur – voor de technische aflevering van clubmails en nieuwsbrieven
• Cloudflare Turnstile – beveiliging van publieke formulieren en misbruikpreventie
• Google Analytics (Google) – enkel na toestemming voor statistieken
• Microsoft Clarity (Microsoft) – enkel na toestemming voor UX-analyse

De privacyrol van iedere externe partij hangt af van de betrokken dienst en contractuele afspraken. Afhankelijk van de configuratie kan verwerking (gedeeltelijk) plaatsvinden buiten de EER. In dat geval gebeurt dit met passende waarborgen (bv. standaardcontractbepalingen of gelijkwaardige mechanismen).

Wij delen nooit persoonsgegevens met derden voor commerciële doeleinden.

12. Bewaartermijnen

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de clubwerking en/of zolang dit vereist is door toepasselijke regelgeving. Leden- en administratieve gegevens kunnen gedurende de duur van het lidmaatschap bewaard worden en nadien nog gedurende een beperkte periode voor administratie en archivering.

• Technische logs: tijdelijk en periodiek opgeschoond
• Verzendarchief clubmails/nieuwsbrieven: minstens vijf jaar na de verzenddatum; dit omvat de gearchiveerde inhoud, eventuele bijlagen en de ontvangers- en verzendstatus. Na vijf jaar wordt de noodzaak van verdere bewaring periodiek geëvalueerd; er gebeurt geen automatische verwijdering.
• Medische geschiktheidskaarten: zie de specifieke termijn in §4
• Analytics/Clarity: beperkt in tijd en gebruikt voor statistiek/UX-doeleinden (bewaartermijnen zijn instelbaar bij de providers)

Indien u meer detail wenst over de actuele ingestelde bewaartermijnen, contacteer ons gerust.

13. Uw rechten volgens de AVG

• Inzage van uw persoonsgegevens
• Correctie van onjuiste gegevens
• Verwijdering (waar mogelijk) en beperking van verwerking
• Bezwaar tegen verwerking in bepaalde gevallen
• Gegevensoverdraagbaarheid (waar van toepassing)
• Intrekking van toestemming voor verwerkingen die op toestemming zijn gebaseerd, zonder afbreuk aan de rechtmatigheid vóór de intrekking

U kan uw rechten uitoefenen door ons te contacteren. Om misbruik te voorkomen kunnen we vragen om een redelijke identiteitscontrole.

We antwoorden in beginsel binnen één maand. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

Avanti Lissewege neemt geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking of profilering zijn gebaseerd en die rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen hebben.

14. Verwerkingsverantwoordelijke en contact

• E-mail: info@avantilissewege.be
• Verwerkingsverantwoordelijke: Krachtbalclub Avanti Lissewege, vertegenwoordigd door het clubbestuur
• Sportlocatie/contactadres: Vincent Doensstraat, 8380 Lissewege, België

15. Verplichte gegevens, bronnen en wijzigingen

Gegevens voor lidmaatschap, verzekering, aansluiting en competitiedeelname zijn contractueel of reglementair noodzakelijk. Als die gegevens niet worden verstrekt, kan inschrijving, aansluiting of deelname mogelijk niet worden uitgevoerd. Optionele gegevens en toestemmingen worden als zodanig aangeduid.

We ontvangen gegevens rechtstreeks van leden, spelers en ouders/wettelijke vertegenwoordigers en, waar nodig voor de clubwerking, van bevoegde clubmedewerkers, de krachtbalfederatie of competitie-organisatie.

Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer wetgeving of werking dit vereist. De meest recente versie staat steeds op deze pagina.