Privacy Policy – Avanti Lissewege

1. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Avanti Lissewege verwerkt gegevens die nodig zijn voor de werking van de club, het ledenbeheer en (waar van toepassing) toegang tot beveiligde modules van de website.

Wij kunnen o.a. de volgende gegevens verwerken:

Naam (leden en gebruikers)
Adresgegevens (straat, nummer, postcode, gemeente) – voor ledenadministratie en communicatie
E-mailadres – voor communicatie en/of gebruikersaccounts
Telefoonnummer – voor praktische clubcommunicatie
Categorie / ploeg / rol binnen de club
Gebruikersaccount-gegevens (gebruikersnaam, rol)
Versleuteld wachtwoord (en beveiligingsinstellingen, indien van toepassing)
Administratieve gegevens i.v.m. clubwerking (bv. aanwezigheden, bardienst, wedstrijden)

Gevoelige persoonsgegevens (zoals medische gegevens) verwerken we niet via publieke webpagina’s. Indien in een interne module uitzonderlijk extra info wordt bijgehouden (bv. praktische notities), dan gebeurt dat enkel met beperkte toegang en met het oog op de clubwerking.

2. Doeleinden en rechtsgrond

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Ledenbeheer & sportadministratie (inschrijvingen, categorieën, communicatie, planning)
Organisatie van activiteiten (trainingen, wedstrijden, bardiensten, vrijwilligerswerking)
Communicatie met leden/ouders/gebruikers (praktische info, wijzigingen, uitnodigingen)
Beveiligde toegang tot interne modules van de website
Beveiliging en misbruikpreventie (logging, toegangscontrole)
Website-statistieken & verbetering gebruikservaring (enkel na toestemming; zie §7)

Dit gebeurt op basis van:

Uitvoering van de overeenkomst (lidmaatschap/clubwerking)
Wettelijke verplichting (waar van toepassing, bv. sportadministratie/verzekeringscontext)
Gerechtvaardigd belang (interne organisatie en communicatie van de club)
Toestemming (bv. voor publicatie van herkenbare foto’s/beelden indien nodig, én voor niet-noodzakelijke cookies/analytics)

Let op: Analytics en UX-metingen (zoals heatmaps of “session replay”) worden pas geactiveerd nadat u hiervoor toestemming geeft via de cookie-instellingen.

3. Ledenlijst en interne clubmodules

Binnen interne clubmodules (zoals ledenbeheer, aanwezigheden, bardienst en wedstrijden) kunnen naam, adres, e-mail en telefoon gebruikt worden om de sportieve en praktische werking van de club te organiseren.

Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor clubdoeleinden en niet commercieel verkocht of verhuurd.

4. Sponsors

Logo’s en bedrijfsnamen van sponsors worden weergegeven op de website of clubschermen. Dit betreft uitsluitend bedrijfsinformatie.

5. Gebruikersaccounts & beveiliging

Voor toegang tot beveiligde delen van de website kan een gebruikersaccount worden aangemaakt. Wachtwoorden worden steeds versleuteld opgeslagen.

HTTPS en beveiligde verbindingen
Versleutelde wachtwoorden
Rolgebaseerde toegangscontrole
Beveiligingslogging

6. Technische gegevens

Voor werking en beveiliging verwerken wij tijdelijk technische gegevens zoals:

IP-adres (serverlogs / beveiligingsdoeleinden)
Browser- en apparaattype
Tijdstip van bezoek en technische foutmeldingen

Deze gegevens worden gebruikt om de website correct te laten werken, te beveiligen en problemen op te sporen, en worden periodiek opgeschoond.

7. Cookies, Analytics & Microsoft Clarity

Avanti Lissewege gebruikt cookies en gelijkaardige technieken om de website goed te laten werken, te beveiligen en – enkel na toestemming – om statistieken en gebruikservaring te verbeteren.

7.1 Functionele & beveiligingscookies (altijd actief)

Functionele cookies – nodig voor login, sessies en instellingen
Beveiligingscookies – om misbruik te voorkomen

7.2 Google Analytics (GA4) – statistieken (optioneel)

Met Google Analytics meten we geaggregeerd hoe bezoekers de website gebruiken, bv. paginaweergaves, klikpaden, gebruikte toestellen/browsers en algemene prestatie-informatie. Deze metingen helpen ons de site te verbeteren. Google kan hierbij online identificatoren/cookie-ID’s en technische informatie verwerken.

7.3 Microsoft Clarity – UX-analyse (optioneel)

Met Microsoft Clarity analyseren we hoe bezoekers de site gebruiken via bv. heatmaps en (beperkte) sessie-opnames (“session replay”). Dit helpt ons om problemen in de navigatie te vinden en de gebruiksvriendelijkheid te verbeteren. We proberen hierbij zoveel mogelijk te vermijden dat persoonsgegevens zichtbaar worden (bv. door inputvelden te maskeren).

7.4 Toestemming & cookie-instellingen

Analytics en Clarity worden pas geactiveerd nadat u toestemming geeft. U kan uw keuze op elk moment wijzigen of intrekken via de cookie-instellingen (link onderaan de website).

We gebruiken geen advertentiecookies en doen geen tracking voor commerciële advertentiedoeleinden.

8. Foto’s en media

Foto’s en video’s van clubactiviteiten kunnen worden gepubliceerd in het kader van clubcommunicatie (website, nieuwsberichten, sfeerbeelden).

Wenst u verwijdering van herkenbaar beeldmateriaal, dan kan u ons contacteren. We bekijken dit zo snel mogelijk.

9. Externe links, webshop en (eventuele) betalingen

De website kan links bevatten naar externe websites (bv. een externe webshop voor clubkledij). Wanneer u deze websites bezoekt, verlaat u de omgeving van Avanti Lissewege.

Avanti Lissewege heeft geen controle over en geen verantwoordelijkheid voor de verwerking van persoonsgegevens door deze externe partijen. Zij hanteren hun eigen privacy- en cookiebeleid.

Indien betalingen via externe betaalproviders verlopen (bv. online/betaalapps), dan gebeuren die transacties via de systemen van die providers. Avanti ontvangt daarbij doorgaans geen kaart- of bankgegevens, enkel de bevestiging van betaling (waar van toepassing).

10. Met wie delen wij gegevens?

We delen persoonsgegevens enkel wanneer dit nodig is voor clubwerking of verplicht is, bijvoorbeeld:

Sportfederatie/competitie-organisatie (waar nodig voor inschrijving en deelname)
Verzekering (waar nodig in het kader van sportactiviteiten)
IT/hosting (website- en serverhosting, enkel als verwerker)
Google Analytics (Google) – enkel na toestemming voor statistieken
Microsoft Clarity (Microsoft) – enkel na toestemming voor UX-analyse

Voor Google Analytics en Microsoft Clarity treden deze partijen op als verwerker voor website-metingen. Afhankelijk van de configuratie kan verwerking (gedeeltelijk) plaatsvinden buiten de EER. In dat geval gebeurt dit met passende waarborgen (bv. standaardcontractbepalingen of gelijkwaardige mechanismen).

Wij delen nooit persoonsgegevens met derden voor commerciële doeleinden.

11. Bewaartermijnen

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de clubwerking en/of zolang dit vereist is door toepasselijke regelgeving. Leden- en administratieve gegevens kunnen gedurende de duur van het lidmaatschap bewaard worden en nadien nog gedurende een beperkte periode voor administratie en archivering.

Technische logs: tijdelijk en periodiek opgeschoond
Analytics/Clarity: beperkt in tijd en gebruikt voor statistiek/UX-doeleinden (bewaartermijnen zijn instelbaar bij de providers)

Indien u meer detail wenst over de actuele ingestelde bewaartermijnen, contacteer ons gerust.